Mất tập trung, hay ngủ gật, thử ngay mấy ứng dụng này bạn sẽ làm việc tại nhà hiệu quả hơn đó!

Đóng góp bởi Trần Công Danh

01/01/23

Bạn bè, mọi người xung quanh mình than thở làm việc hay học tập ở nhà thiếu sự tập trung, chán. Tôi cũng từng như vậy, tôi viết bài này gửi đến các bạn đang làm việc ở nhà trong mùa dịch này có thể làm việc, học tập hiệu quả hơn.

Bài viết này mang tính chất cá nhân và bản thân tôi thấy hiệu quả, muốn chia sẻ đến các bạn. Nếu các bạn có phương pháp khác, hãy cùng chia sẻ bên dưới phần bình luận nhé. Khi còn làm việc tại công ty, tôi làm trong lĩnh vực công nghệ, tôi luôn có leader giám sát, kiểm tra, đốc thúc và cả giải quyết hay đưa ra lời khuyên cho những công việc (task) tôi bị “lạc trôi”. Thỉnh thoảng mấy anh em trong team ra quán ngồi tâm sự, chia sẻ những khó khăn đang gặp hay đơn giản là giải tỏa tâm lý. Ngoài ra, quản lý dự án luôn tính toán hiệu suất công việc (KPI) và tiến độ. Nhân sự thì luôn quản lý giờ giấc tới công ty, ra về có đúng giờ không, có đi làm không hãy những quy định của công ty.

Nhưng khi tôi quyết định nghỉ việc và hoàn thành tốt chương trình học đang theo đuổi, thì ở nhà một mình lại quá tự do tự tại, muốn ăn, muốn ngủ lúc nào tùy thích, không ai bên cạnh “dí”. Chưa kể trên tay luôn cầm chiếc smartphone, lên giường thì ôm tablet, trực Facebook, Instagram, Zalo hay TikTok mọi lúc khi có thông báo, tin nhắn. Máy tính thì luôn Youtube.com, tablet thì Netflix.

Ngày ngủ, đêm thức, tôi cảm thấy tình hình càng lúc càng tệ, tới mức giảng viên phải nhắc nhở. Tôi dạo hết các trang trong nước, ngoài nước, tìm cách tập trung hơn để hoàn thành công việc tại nhà (freelancer) và việc học một cách tự giác. Và dưới đây là những chia sẻ của tôi.

Lập kế hoạch ngắn hạn và dài hạn

Tương tự bài viết những gì học được từ Apple, đầu tiên bạn phải lập kế hoạch cho bản thân, viết các mục tiêu và kế hoạch chi tiết trong ngắn hạn và dài hạn.

Tôi chọn sử dụng ứng dụng Evernote, ứng dụng này có trên smartphone và desktop. Đăng nhập cùng lúc 3 thiết bị (với tài khoản free). Bạn nào có nhiều hơn 3 thiết bị có thể dùng bản trả phí.

Ứng dụng này tương tự app Note mặc định trên smartphone, nhưng ưu điểm là có thể xem trên cả 3 thiết bị, chỉnh sửa hoặc ghi chú. Ứng dụng sẽ đồng bộ liên tục.

Quay lại, nếu bạn đã đặt mục tiêu năm 2020 từ đầu năm rồi thì giờ bạn mở ứng dụng, theo dõi xem mình hoàn thành được bao nhiêu % mục tiêu rồi? Đại dịch Covid-19 này ảnh hưởng đến mục tiêu của mình như thế nào và mình cần điều chỉnh những gì để phù hợp với tình hình hiện tại?

Nếu bạn chưa đặt mục tiêu 2020, không sao cả, giờ bạn lập ra danh sách mục tiêu có thể thực hiện được trong năm nay, cân đo đong đếm theo khả năng của bản thân, đừng quá tham lam, lập ra nhiều nhưng không thực hiện được.

Nếu không có mục tiêu năm, từng tháng, tôi thực sự không biết làm gì, rồi từng tuần làm gì, từng ngày làm gì? Vì đâu có mục tiêu nào đâu để mà phấn đấu! Kiểu này dễ bị sa vào tình trạng lướt web cả ngày lắm. Lướt mà thấy bạn bè hơn mình giỏi hơn là lúc đó lại tự trách bản thân.

Sau khi đặt ra mục tiêu năm rồi, tôi sẽ chia nhỏ nó thành từng tháng, rồi từng tuần, từng ngày.

Sau khi chia nhỏ xong, mình sẽ biết liền là mình cần làm gì trong mùa dịch này. Cho dù dịch kéo dài bao lâu, tệ hơn có khi sang năm sau, mình luôn cần một kế hoạch để mình không bị động trước tình hình dịch. Tôi không hi vọng điều đó xảy ra, nhưng các bạn phải luôn trong tâm thế chuẩn bị.

Tiếp theo là to-do-list (danh sách những việc cần làm)

Với ứng dụng EverNote, ứng dụng này cho phép bạn tạo cho việc liệt kê danh sách các việc cần làm trong ngày. Tốt nhất trước khi đi ngủ mình nên mở ứng dụng, lập ra danh sách mình cần làm cho ngày hôm sau, cuối ngày sẽ review lại, bấm “Done” khi đã hoàn thành, xem phần trăm làm được và rồi lại lên danh sách cho ngày tiếp theo. Cố gắng hoàn thành càng nhiều càng tốt.

Tôi thường lập ra khoảng 3-5 việc cần làm trong ngày theo thứ tự từ quan trọng nhất đến ít quan trọng nhất, 

Nếu bạn không thích dùng app, bạn có thể viết ra giấy, rồi để tờ giấy đó ngay cạnh laptop, làm xong việc nào tick liền vào việc đó.

Tôi cũng hay dùng to-do-list này để viết các ý tưởng cho các bài viết lách trong tháng nữa.

Tips cho bạn, đừng quá tham khi viết thật nhiều việc muốn làm, nhưng không đủ thời gian hoặc động lực. Hãy hình thành thói quen trước từ những việc nhỏ, đơn giản trước.

Hãy đặt giới hạn thời gian truy cập internet

Sau đây là một số điều tôi đang áp dụng.

Tắt thông báo (notifications) của các apps trên điện thoại. Tất cả các app tôi cài trên điện thoại đều không cho phép báo notifications (tôi tắt hết). Việc để tin báo notifications là một trong những cái tôi thấy làm độ tập trung của mình xuống tới mức thấp nhất, khi mà mình cứ thấp thỏm xem nó có báo không.

Tắt chế độ wifi trên điện thoại (cái này là để tránh tình trạng ai gọi video/audio call) – tất cả người thân của tôi đều biết, nếu khẩn cấp mọi người sẽ gọi điện chứ chẳng bao giờ dùng video call cả.

Không để điện thoại trên bàn làm việc trong giờ làm việc, để tránh tình trạng cứ làm được 15p là lại cầm điện thoại lên kiểm tra xem “cái hình mình vừa đăng được bao nhiêu like rồi ta”!!! – Cái này một thời tôi đã trải qua.

Hãy theo dõi số giờ online của bạn thật chặt chẽ để xem sau 1 tuần mình dành bao nhiêu giờ để online làm việc, online cho mạng xã hội, online cho tin tức. Bạn có thể làm như sau:

Ví dụ: sáng sớm vừa ngủ dậy bạn chụp ngay lấy cái điện thoại, thì từ từ hãy check mạng xã hội nhé. Lúc này bạn hãy mở app “Notes” ở điện thoại và ghi lại thời gian bạn vừa cầm điện thoại, giả sử 7:30. Sau khi lướt 1 hồi, bạn bỏ điện thoại xuống để đi vệ sinh cá nhân chẳng hạn, thì trước khi bỏ điện thoại xuống bạn hãy ghi lại thời gian nhé, ví dụ 8h chẳng hạn.

Vậy trong note mình sẽ ghi là: 7:30-8:00: Dùng điện thoại để lên Facebook (ví dụ vậy).

Hiện tại trên 2 ứng dụng tôi thấy có thống kê thời gian sử dụng trong 1 tuần là Facebook và Instagram, bạn cũng có thể kiểm tra trên đó, tuy nhiên nếu bạn có nhiều hơn 1 thiết bị truy cập thì nên dùng cách thủ công bên trên.

Tôi thường có thời gian cố định để kiểm tra tin nhắn Line, Skype, Gmail cho công việc. Facebook Messenger, Zalo, Instagram để giải trí. Đúng là tôi cũng là một con nghiện mạng xã hội. 

Tips nhỏ: hãy unfollow (bỏ theo dõi) hết những người bạn quen biết hoặc không thân trên FB, để lại một vài người bạn thân, gia đình, người yêu hoặc “crush”. Còn lại cứ thẳng tay unfollow hết, sau đó follow những fanpage, group, những cá nhân giỏi hỗ trợ nhiều cho công việc, học tập của bạn, tạm rời xa idol, những page giải trí. Thì dù có nghiện, thời gian lướt newfeed cũng đã học hỏi được rồi. Bạn sẽ không sợ mình trở thành “người tối cổ”.

Nếu được hãy đầu tư cho mình một chiếc máy nghe nhạc và một cái tai nghe.

Thông thường tôi sẽ mang điện thoại vào giường để nghe BBC learning english/ Podcasts/nhạc/ Youtube videos… Nhưng có vẻ như là cứ cầm điện thoại trong tay là mình sẽ có xu hướng lướt các app khác.

Ví dụ: vừa nghe nhạc vừa xem Facebook hay vừa nghe nhạc vừa xem Thegioididong News,…

Tôi sử dụng chiếc iPod classic cũ và copy những gì cần thiết vào đó mà thôi.

Hiện tại trong iPod của tôi có một số thư mục như

Các bài thuyết trình của diễn giả tạo động lực TED talk (Motivation)

Bedtime Stories, British Council Podcasts (Tôi đang trong giai đoạn luyện thi IELTS để đủ điều kiện ra trường)

Music (có lời + không lời – chia ra 2 folder riêng).

Khi đi ngủ tôi sẽ để điện thoại, tablet ở xa và chỉ mang theo tai nghe và máy nghe nhạc thôi.

Tôi cũng mua một chiếc máy đọc sách Kindle để không phải cầm iPad, sử dụng Kindle giúp tôi có thể đọc được nhiều sách hơn. Thật ra thì cũng do bản thân chúng ta thôi, có lẽ tôi là người dễ dãi với bản thân, nên phải tìm nhiều cách (có phần tốn kém) để khắc phục khuyết điểm của mình. Nếu sự tập trung của bạn đủ tốt thì đọc bằng phương tiện gì cũng vẫn được.

Tips: Để tránh cô đơn những khi ngồi gõ code hay viết lách một mình, tôi hay mở Youtube channel TheStrive Studies, có nhạc nhẹ không lời và cùng ngồi học với một chị xinh xinh, những clip của chị có chu trình (cycle) giữa học/làm việc và nghỉ ngơi giây lát thư giản đầu óc.

Luôn “review” lại mọi thứ

Các kế hoạch thường bị chỉnh sửa, bỏ đi, thêm vào…để sao cho phù hợp với từng giai đoạn. Đã có một thời gian tôi rất chăm lên kế hoạch nhưng lại không dành thời gian xem lại xem là có cần chỉnh sửa gì không?

Tiến độ của mình như vậy có đảm bảo kế hoạch được hoàn thành đúng thời hạn không? Và vì không review lại nên mọi thứ vẫn cứ như lúc đầu!

Hiện tại tôi luôn cố gắng review to-do-list vào cuối ngày để xem còn việc gì sót lại không, rồi biết mà lên to-do-list cho ngày hôm sau.

Tôi thường dành thứ 7 để lên kế hoạch cho tuần mới. Thông thường tôi sẽ điền những việc cố định (fixed) vào đó trước để tôi hình dung được là nguyên tuần sau mình cần làm gì. 

Ví dụ giờ là tuần 1 của tháng 4 nhưng tôi đã điền xong một số việc của tuần 2 và tuần 3 tháng 4 rồi, và tôi đã chuẩn bị sẵn một số sườn bài viết tới tháng 5 rồi.

Tôi thấy là khi mình lên kế hoạch trước như vậy, mình có cái nhìn lớn hơn, xa hơn và mình sẽ chủ động hơn trong mọi tình huống.

Kết

“Thời bình hay thời chiến” gì chúng ta cũng nên tạo những thói quen tốt cho bản thân, đừng quá nuông chiều bản thân để một ngày chợt nhận ra thì đã quá muộn.  Mỗi người đều có 24 tiếng để sử dụng. Sử dụng vào đâu và thế nào sẽ phân loại chúng ta ra các nhóm khác nhau (nhóm nào cũng có cái tốt riêng, tùy vào sở thích mỗi người). Do đó, kế hoạch và thói quen hiện tại mang tính quyết định cho tương lai của các bạn.

Trong khoảng thời gian làm việc tại nhà đã cho tôi biết bao bài học quý giá. Tôi mong rằng bài viết sẽ hữu ích với bạn. Nếu bài viết thực sự hữu ích, hãy để lại comment bên dưới nhé. Tôi luôn dành thời gian để đọc comment của các bạn – vì đó cũng chính là một trong những nguồn động lực giúp tôi cố gắng viết nhiều hơn, trau dồi kiến thức nhiều hơn.

Tham khảo: Group FB học tự học IELTS.

Xem thêm: Đừng có dại mà lại vướng vào mấy chiêu trò làm việc online, không khéo lại mất cả chì lẫn chài, mất luôn thông tin kèm luôn nhiều thứ khác