5 Cách Archive mail, khắc phục Outlook báo đầy bộ nhớ đơn giản, chi tiết

Archive mail là tính năng tiện ích của Outlook giúp ích rất nhiều cho người dùng, tuy nhiên nhiều lúc bạn sẽ gặp tình trạng Outlook báo đầy bộ nhớ gây khó chịu khi sử dụng. Bài viết dưới đây mình sẽ hướng dẫn cách Archive mail, khắc phục lỗi Outlook báo đầy bộ nhớ, hãy cùng theo dõi nhé!

Cách Archive mail, khắc phục Outlook báo đầy bộ nhớ đơn giản, chi tiết

I. Archive mail là gì?

Archive là một tính năng cho phép bạn lưu các thư gửi đến, gửi đi trong một khoảng thời gian xác định. Hệ thống sẽ lưu trữ các thư trong thư mục của tài khoản ...archive@domain.ltd. Hằng ngày sẽ có một thư mục mới được tạo ra với định dạng archivetype.YYYY-MM-DD có chứa tất cả các thư lưu trữ được chỉ định.

Săn ngay phụ kiện công nghệ thanh lý giảm 50%++ chỉ có tại Thế Giới Di Độn

II. Archive mail thủ công

Chọn mail bạn muốn lưu trữ và nhấn kéo bỏ vào mục Archives.

Chọn mail bạn muốn lưu trữ và nhấn kéo bỏ vào mục Archives

III. Archive mail cho từng folder

1. Hướng dẫn nhanh

Nhấn chuột phải vào thư mục > Chọn Properties… > Ở tab AutoArchive mục Archive item in this folder using the default settings chọn Default Archive Settings… > Tùy chỉnh cài đặt các thông số > Nhấn OK > Chọn Apply.

2. Hướng dẫn chi tiết

Bước 1: Nhấn chuột phải vào thư mục bạn muốn lưu trữ vào chọn Properties…

Nhấn chuột phải vào thư mục bạn muốn lưu trữ vào chọn Properties…

Bước 2: Ở tab AutoArchive mục Archive item in this folder using the default settings bạn chọn Default Archive Settings…

Chọn Default Archive Settings…

Bước 3: Bạn tùy chỉnh cài đặt các thông số tiêu biểu như:

• Run AutoArchive Every: Số ngày chương trình AutoArchive sẽ chạy một lần.
• Show Archive folder in folder list: Hiển thị folder Archive bên ngoài khung Outlook chính.
• Clean out item older than: Mail bao nhiêu ngày sẽ được đưa vào mục archive.
• Move old item to: Đường dẫn đến thư mục chứa mail archive.

Sau khi tùy chỉnh xong bạn nhấn OK để lưu.

Sau khi tùy chỉnh xong bạn nhấn OK để lưu

Bước 4: Chọn Apply để lưu thay đổi.

Chọn Apply để lưu thay đổi

IV. Archive toàn bộ mail trong Outlook

1. Hướng dẫn nhanh

Chọn File > Chọn Info > Ở mục Cleanup Tools chọn Archive > Nhấp vào tùy chọn Archive this folder and all subfolders > Chọn thư mục bạn muốn lưu trữ > Nhập ngày mốc lưu trữ > Tích vào ô Include items with “Do not AutoArchive” checked > Nhấn OK.

2. Hướng dẫn chi tiết

Bước 1: Chọn File.

Chọn File

Bước 2: Chọn Info, ở mục Cleanup Tools chọn Archive.

Chọn Info, ở mục Cleanup Tools chọn Archive

Bước 3: Nhấp vào tùy chọn Archive this folder and all subfolders và chọn thư mục bạn muốn lưu trữ. 

Nhấp vào tùy chọn Archive this folder and all subfolders và chọn thư mục bạn muốn lưu trữ

Bước 4: Trong mục Archive items older than hãy nhập ngày mốc lưu trữ.

Trong mục Archive items older than hãy nhập ngày mốc lưu trữ

Bước 5: Tích vào ô Include items with “Do not AutoArchive” checked để lưu trữ các mục riêng lẻ bị loại trừ khỏi tính năng lưu trữ tự động. Tùy chọn này không xóa loại trừ đó khỏi các mục này mà chỉ bỏ qua cài đặt không tự động lưu trữ chỉ cho bản lưu trữ này.

Tích vào ô Include items with “Do not AutoArchive” checked

Bước 6: Nhấn OK để lưu.

Nhấn OK để lưu

V. Cách mở file archive trong Outlook

1. Hướng dẫn nhanh

Chọn File > Chọn Open & Export > Chọn Open Outlook Data File > Chọn file Archive > Chọn Open.

2. Hướng dẫn chi tiết

Bước 1: Chọn File.

Chọn File

Bước 2: Chọn Open & Export và chọn Open Outlook Data File.

Chọn Open & Export và chọn Open Outlook Data File

Bước 3: Chọn file Archive và chọn Open.

Chọn file Archive và chọn Open

Trên đây là bài viết hướng dẫn cách Archive mail, khắc phục Outlook báo đầy bộ nhớ đơn giản, chi tiết. Hy vọng bài viết sẽ giúp bạn trong việc sử dụng phần mềm này tiện lợi, hiệu quả hơn. Chúc các bạn thành công!