Cách trộn thư (Mail merge) trong Word, Excel 2010, 2013, 2016, 2019

Đóng góp bởi Thanh Hoàng4 ngày trước 4 bình luận

ĐỪNG BỎ LỠ 1 số Sạc dự phòng chất lượng đang giảm giá, số lượng có hạn tại TGDĐ:

AVA+ 12W PJ JP192

Online giá rẻ quá

140.000₫

380.000₫ -63%

AVA+ 12W DS609A

160.000₫

380.000₫ -57%

AVA+ 12W JP299

160.000₫

380.000₫ -57%

Xmobile 22.5W T121

295.000₫

590.000₫ -50%

Baseus 22.5W Comet PPMD10 kèm cáp Lightning và Type C

550.000₫

1.100.000₫ -50%

AVA+ 10.5W Q7

300.000₫

590.000₫ -49%

Baseus 30W Free2Pull PPSS1030 kèm Cáp Type C

650.000₫

1.290.000₫ -49%

Hydrus 22.5W K98 kèm Cáp Lightning và Cáp Type C

Online giá rẻ quá

250.000₫

490.000₫ -48%

Hydrus 22.5W KP223 kèm Cáp Lightning và Cáp Type C

290.000₫

550.000₫ -47%

Xem thêm sản phẩm Sạc dự phòng

Bạn muốn viết thư mời hay Gmail cho nhiều người nhưng lại phát ngán với việc điền từng tên của mỗi người vào từng phiếu mời. Nhưng bạn đừng lo, mình sẽ hướng dẫn bạn cách viết thư thật nhanh thông qua mail merge trên Word, Excel. Hãy cùng theo dõi nhé.

Bài viết được thực hiện trên máy tính với phiên bản Word, Excel 2016, ngoài ra có thể thực hiện trên các phiên bản Word, Excel 2003, 2007, 2010, 2013 và cả trên MacOS với thao tác tương tự.

1. Mail merge là gì?

Mail Merge (Trộn thư) là một tính năng trong Microsoft Word giúp bạn tạo hàng loạt tài liệu được cá nhân hóa, ví dụ như thư mời, email, phiếu lương... bằng cách kết nối với dữ liệu từ Excel, Outlook hoặc cơ sở dữ liệu khác. Bạn chỉ cần tạo mẫu thư một lần, Word sẽ tự động điền thông tin người nhận vào từng tài liệu tương ứng.

2. Các loại tài liệu bạn có thể sử dụng Mail merge

Microsoft Word cho phép bạn trộn dữ liệu vào nhiều loại tài liệu khác nhau, tuỳ theo nhu cầu của bạn. Dưới đây là 5 loại thường dùng nhất:

Loại tài liệu	Mô tả	Ví dụ sử dụng
Letters (Thư)	Mỗi người nhận sẽ nhận được một bức thư riêng biệt, có thông tin cá nhân hóa như tên, chức vụ, địa chỉ...	Thư mời họp, thông báo tăng lương, thư cảm ơn
Email messages (Email)	Gửi email hàng loạt, mỗi email có nội dung cá nhân hóa. Email sẽ được gửi từ Word qua Outlook.	Gửi email chào mừng nhân viên mới, mời sự kiện
Labels (Nhãn)	Tạo một loạt nhãn dán từ danh sách có sẵn, in ra dán lên bưu phẩm hoặc thư từ.	In nhãn tên khách mời sự kiện, nhãn dán địa chỉ
Envelopes (Phong bì)	Tạo phong bì có tên và địa chỉ người nhận từ danh sách.	In phong bì để gửi thư mời, hóa đơn
Directory (Danh mục)	Dùng để liệt kê thông tin hàng loạt theo danh sách, dạng bảng.	Tạo danh sách học sinh, danh sách nhân viên theo phòng ban

Các tùy chọn khi dùng tính năng Mail merge

3. Nguồn dữ liệu bạn có thể sử dụng để Mail merge

Để sử dụng Mail Merge, bạn cần chuẩn bị một danh sách thông tin người nhận (tên, chức vụ, email…). Danh sách này gọi là nguồn dữ liệu (data source). Có thể chọn một trong các nguồn sau:

Excel

Bạn tạo file Excel gồm các cột như “Họ tên”, “Email”, “Chức vụ”...Đây là lựa chọn đơn giản, dễ thao tác và hầu hết ai cũng có thể làm được.

Outlook Contacts

Nếu bạn đã lưu thông tin người nhận trong Outlook, bạn có thể chọn danh sách đó để trộn thư. Điều này rất hữu ích khi bạn đã có sẵn danh sách khách hàng/email trong Outlook.

Nhập trực tiếp trong Word

Nếu danh sách người nhận không quá nhiều (dưới 10 người), bạn có thể chọn “Type a new list” và nhập trực tiếp vào Word khi trộn thư và không cần tạo file Excel riêng.

Access hoặc cơ sở dữ liệu khác

Nếu bạn làm việc trong công ty lớn và có bộ phận quản lý dữ liệu, bạn có thể kết nối trực tiếp cơ sở dữ liệu Access hoặc SQL vào Word. Cách này dành cho những ai đã sử dụng thành thạo mail merge, không cần thiết nếu bạn chỉ cần gửi vài chục thư.

4. Hướng dẫn chi tiết từng bước Mail merge trong Word, Excel

Hướng dẫn nhanh

Tạo mẫu danh sách trong Excel và mẫu đơn sẵn có trong Word.
Vào File Word có mẫu đơn > Tab Mailings > Start Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard.
Ở hộp thoại bên phải > Step 1 chọn cách viết > Step 2 chọn mẫu thư > Step 3 Chọn các dữ liệu từ file Excel > Step 4 chỉnh sửa những phần sai hoặc thiếu > Step 5 điền tên > Step 6 Nhấn vào Edit individual letters... để tạo các mẫu thư hàng loạt bằng Mail merge.

Hướng dẫn chi tiết

Lưu ý: Mail merge này chỉ sử dụng được khi có sẵn dữ liệu tên của từng người trong file Excel và có sẵn mẫu thư mời hoặc văn bản trong Word.

Bước 1: Tạo mẫu danh sách trong Excel và mẫu đơn sẵn có trong Word.

Ở đây mình đã chuẩn bị sẵn 2 file dữ liệu:

2 file dữ liệu

Tạo mẫu danh sách trong Excel và mẫu đơn sẵn có trong Word

Bước 2: Vào File Word có mẫu đơn > Nhấn vào thẻ Mailings > Nhấn vào Start Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard.

Step-by-Step Mail Merge Wizard

Bước 3: Phía bên phải màn hình sẽ hiện ra hộp thoại với tổng cộng 6 Step.

Hộp thoại

Bước 4: Ở Step 1 chọn cách viết cho Mail merge

Trong đó:

Letters: Kiểu thư mời.
E-mail messages: Email.
Envelopes: Phong thư.
Lables: Thư theo nhãn.
Directory: Thư theo danh mục.

Nhấn Next

Bước 5: Ở Step 2 chọn mẫu thư cho mail merge.

Trong đó:

Use the current document: Sử dụng mẫu thư hiện tại bạn đang mở.
Start from a template: Dùng mẫu thư trong Word (Nếu bạn chưa có mẫu thư nào).
Start from existing document: Dùng các mẫu thư đã có hoặc đã tạo của bạn mà hiện tại bạn chưa mở.

Viết Thư

Bước 6: Ở Step 3 Chọn các dữ liệu có sẵn từ file Excel đã tạo từ trước bằng cách:

Nhấn vào Browse... > Ở hộp thoại hiện ra chọn file Excel có thông tin khách mời > Nhấn chọn Sheet có chứa thông tin khách mời > Tích chọn bỏ hoặc thêm những thông tin bạn không muốn sử dụng > Nhấn OK.

Bước 7: Ở Step 4 Viết thêm hoặc chỉnh sửa những thông tin trong mail merge nếu bạn chưa viết xong mẫu thư.

Thông thường nếu đã có sẵn mẫu thư thì bước này bạn có thể bỏ qua.

Ở Step 4 Viết thêm hoặc chỉnh sửa những thông tin trong mail merge

Bước 8: Ở Step 5 Điền tên vào các chỗ trống trong mail merge bằng cách:

Nhấn chọn Insert Mail Merge Field > Chọn Trường sẽ lấy.

Mẹo: Nếu bạn muốn bức thư đầu tiên không hiện tên trường mà có Tên khách mời luôn thì chỉ cần nhấn dấu mũi tên ở hộp thoại Step 5 là được.

Step 5 Điền tên vào các chỗ trống trong mail merge

Bước 9: Ở Step 6 Nhấn vào Edit individual letters... để mail merge tự động điền tất cả dữ liệu từ file Excel vào mẫu thư trong Word.

Nhấn vào Edit individual letters... để mail merge tự động điền tất cả dữ liệu

XEM NGAY bộ phần mềm chính hãng sử dụng thả ga tại Thế Giới Di Động:

Microsoft 365 Personal chính hãng (có AI Copilot)

1.690.000₫

2.090.000₫ -19%

Microsoft 365 Family chính hãng (có AI Copilot)

1.990.000₫

2.590.000₫ -23%

Microsoft Office Home 2024 chính hãng

2.390.000₫

2.990.000₫ -20%

Microsoft Windows 11 Home 64-bit chính hãng

3.290.000₫

3.690.000₫ -10%

Microsoft Windows 11 Pro 64-bit chính hãng

4.890.000₫

5.490.000₫ -10%

ESET NOD32 Antivirus chính hãng 170.000₫

ESET Home Security Essential 1 thiết bị chính hãng 290.000₫

Kaspersky Plus 01 PC chính hãng 350.000₫

Kaspersky Plus 3 tháng 01 PC chính hãng 88.000₫

Xem thêm sản phẩm Phần mềm

5. Lỗi thường gặp và cách xử lý

Tại sao tiếng Việt bị lỗi font khi trộn thư?

Nguyên nhân: File Excel hoặc Word không dùng font chuẩn Unicode.
Cách xử lý: Sử dụng các font như Times New Roman hoặc Arial và lưu file Excel dưới dạng .xlsx.

Ngày tháng hiển thị sai (ví dụ hiện “1/1/1900”) thì làm sao?

Nguyên nhân: Cột ngày trong Excel định dạng chưa đúng hoặc Word không nhận diện chuẩn.
Cách xử lý: Trong Excel, định dạng cột ngày theo dạng dd/mm/yyyy, sau đó trộn lại.

Tại sao dữ liệu bị sai vị trí? (Ví dụ tên người A lại hiển thị chức vụ người B)

Nguyên nhân: Bạn chọn nhầm trường khi chèn dữ liệu vào thư mẫu.
Cách xử lý: Kiểm tra lại tên các cột trong Excel, chèn đúng trường (Field) tương ứng vào vị trí phù hợp.

Không gửi được email từ Word, lỗi do đâu?

Nguyên nhân: Word chỉ hỗ trợ gửi email qua Outlook, không hỗ trợ Gmail trực tiếp.
Cách xử lý: Nếu dùng Outlook: Đảm bảo Outlook đã cài đặt và đăng nhập. Nếu dùng Gmail: Xuất từng thư thành file Word, rồi gửi tay qua Gmail, hoặc dùng công cụ hỗ trợ khác.

Vì sao có người bị thiếu trong danh sách trộn?

Nguyên nhân: Dữ liệu trong Excel có dòng bị trống hoặc lỗi định dạng.
Cách xử lý: Mở lại file Excel, kiểm tra xem có dòng nào thiếu tên, email, hoặc bị bỏ trống ô không.

Đó là 9 bước có thể giúp bạn tạo, làm 1 mail merge cực kỳ nhanh chóng và đơn giản, nếu có thắc mắc gì về bài viết hãy để lại bình luận bên dưới, còn nếu thấy hay hãy chia sẻ cho bạn bè cùng xem nhé. Chúc bạn thành công!!

9.782 lượt xem

Bài viết liên quan của người dùng

Từ khóa: laptop, excel, cách trộn thư

Online giá rẻ quá

Online giá rẻ quá

Đặt câu hỏi